Beth mae'r Ysgol, Darparwr neu'r Darparwr Blynyddoedd Cynnar, Awdurdod Lleol Cyngor Caerdydd a Llywodraeth Cymru yn ei wneud gyda'r Wybodaeth Addysgol y maen nhw'n dal ar Blant a Phobl Ifanc
Er mwyn bodloni gofynion Deddf Diogelu Data 2018 a Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (RhDDC), mae disgwyl i ysgolion gyhoeddi Hysbysiad Preifatrwydd i blant a phobl ifanc a/neu rieni a gwarchodwyr yn crynhoi'r wybodaeth sy'n cael ei dal ar gofnod am blant a phobl ifanc, pam y'i cedwir, a'r trydydd partïon y gallai fod yn ei derbyn.
Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn rhoi gwybodaeth am sut y mae'r Ysgol, Cyngor Caerdydd (All) a Llywodraeth Cymru yn casglu ac yn prosesu gwybodaeth bersonol am blant neu bobl ifanc, a gwybodaeth am eu perfformiad.
Casglu gwybodaeth bersonol
Mae'r gwasanaeth Addysg Heblaw yn yr Ysgol (AHY) yn casglu gwybodaeth am blant a phobl ifanc a'u rhieni neu warcheidwaid cyfreithiol pan fydd plant a phobl ifanc yn cofrestru fel AHY. Mae'r gwasanaeth hefyd yn casglu gwybodaeth ar adegau allweddol eraill yn ystod y flwyddyn ysgol a gall dderbyn gwybodaeth gan ysgolion/darpariaethau eraill pan fydd plant a phobl ifanc yn trosglwyddo.
Mae'r gwasanaeth yn prosesu'r wybodaeth y mae'n ei chasglu i weinyddu'r addysg y mae'n ei darparu i blant a phobl ifanc. Er enghraifft:
- darpariaeth gwasanaethau addysgol i unigolion;
- monitro ac adrodd ar gynnydd addysgol disgyblion/plant;
- darparu lles, gofal bugeiliol a gwasanaethau iechyd;
- rhoi cefnogaeth a chanllawiau i blant a phobl ifanc, eu rhieni a gwarcheidwaid cyfreithlon;
- trefnu digwyddiadau a thripiau addysgol;
- cynllunio a rheoli'r ysgol.
Llywodraeth Cymru ac Awdurdod Lleol (ALl)
Mae Llywodraeth Cymru yn derbyn gwybodaeth am weithlu'r ysgol a disgyblion yn uniongyrchol o ysgolion fel arfer fel rhan o gasglu data statudol sy'n cynnwys y canlynol:
- Casglu data ôl-16
- Cyfrifiad Ysgolion Blynyddol ar Lefel Disgyblion (CYBLD)
- Casglu lefelau disgyblion sy'n derbyn Addysg Heblaw yn yr Ysgol
- Casglu data cenedlaethol (CDC)
- Casglu gwybodaeth am bresenoldeb
- Casglu data am Brofion Cenedlaethol Cymru (PCC)
- Cyfrifiad Blynyddol Gweithlu'r Ysgol (CBGY)
Yn ogystal â'r data sy'n cael ei gasglu fel rhan o CYBLD, mae Llywodraeth Cymru ac Awdurdodau Lleol hefyd yn derbyn gwybodaeth am asesiadau'r Cwricwlwm Cenedlaethol, canlyniadau arholiadau cyhoeddus a data presenoldeb ar lefel disgyblion unigol sy'n dod gan Ysgolion a/neu Gyrff Gwobrwyo (e.e. CBAC).
Mae Llywodraeth Cymru yn defnyddio'r wybodaeth bersonol hon ar gyfer ymchwil (y'i cynhelir yn y fath fodd fel na ellir adnabod plant a phobl ifanc unigol) ac at ddibenion ystadegol, i lywio, dylanwadu ar bolisi addysgol a'i wella, ac i fonitro perfformiad y gwasanaeth addysg ar y cyfan. Gallwch weld enghreifftiau o'r math o ystadegau a gynhyrchir yn https://llyw.cymru/ystadegau-ac-ymchwil. Ceir rhagor o wybodaeth am ddefnydd Llywodraeth Cymru o ddata personol ym Mholisi Preifatrwydd Llywodraeth Cymru.
Mae'r ALl hefyd yn defnyddio'r wybodaeth bersonol a gesglir i wneud ymchwil. Mae'n defnyddio canlyniadau'r ymchwil hwn i wneud penderfyniadau ar bolisi ac ariannu ysgolion, i gyfrifo perfformiad ysgolion a'u helpu i osod targedau. Gwneir yr ymchwil yn y fath fodd sy'n sicrhau na ellir adnabod yr un plentyn na pherson ifanc.
Gwybodaeth bersonol a gedwir
Mae'r categorïau gwybodaeth disgyblion yr ydym yn eu casglu, eu cadw a'u rhannu yn cynnwys:
- gwybodaeth bersonol (megis enw, rhif unigryw'r disgybl a chyfeiriad)
- nodweddion (megis ethnigrwydd, iaith, cenedligrwydd, gwlad geni a chymhwysedd prydau ysgol am ddim)
- gwybodaeth am bresenoldeb (megis sesiynau a fynychwyd, nifer yr absenoldebau a rhesymau am absenoldebau)
- gwybodaeth ymddygiadol (megis gwaharddiadau ac unrhyw ddarpariaeth amgen berthnasol a roddwyd ar waith)
- gwybodaeth ddiogelu (megis gorchmynion llysoedd ac ymyrraeth broffesiynol)
- anghenion addysgol arbennig (gan gynnwys yr anghenion a'r graddio)
- meddygol a gweinyddiaeth (megis gwybodaeth ddoctoriaid, iechyd plant, iechyd deintyddol, alergeddau, meddyginiaethau a gofynion dietegol)
- manylion cyswllt, dewisiadau cyswllt, dyddiad geni, dogfennau adnabod
- perfformiad mewn asesiadau ac arholiadau mewnol a chenedlaethol, gwybodaeth asesiadau
- cofnodion disgyblion a chwricwlwm
- manylion unrhyw gyflyrau meddygol, gan gynnwys iechyd corfforol a meddyliol
- manylion unrhyw gymorth a dderbynnir, gan gynnwys pecynnau gofal, cynlluniau a darparwyr cymorth
- ffotograffau
- Delweddau teledu cylch cyfyng wedi'u cipio yn yr ysgol
Gwybodaeth bersonol sydd wedi'i storio
Rydym yn storio gwybodaeth yn y Systemau Rheoli Gwybodaeth canlynol:
- Capita One
- Capita SIMs
- Meddalwedd MyConcern
Sefydliadau a allai rannu gwybodaeth bersonol
Gellir rhannu gwybodaeth a gedwir gan yr ysgol a/neu'r ddarpariaeth AHY, darparwyr Blynyddoedd Cynnar, ALl a Llywodraeth Cymru ar blant a phobl ifanc, eu rhieni neu warcheidwaid cyfreithiol hefyd gyda sefydliadau eraill pan fydd y gyfraith yn caniatáu ac yn darparu'r holl gamau priodol i gadw'r wybodaeth yn ddiogel, er enghraifft:
- cyrff addysgol a hyfforddi eraill, gan gynnwys ysgolion, pan fydd plant a phobl ifanc yn gwneud cais am gyrsiau neu hyfforddiant, pan fyddant yn trosglwyddo ysgol/darparwr neu'n chwilio am arweiniad ar gyfleoedd;
- cyrff sy'n cael cytundebau i wneud ymchwil i Lywodraeth Cymru, yr ALl ac ysgolion/ darparwyr y blynyddoedd cynnar gyda chamau priodol yn cael eu cymryd i sicrhau bod y wybodaeth yn ddiogel;
- llywodraeth ganol a lleol ar gyfer cynllunio a darparu gwasanaethau addysgol;
- gwasanaethau cymdeithasol a sefydliadau iechyd a lles eraill lle mae angen rhannu gwybodaeth i warchod a chefnogi plant a phobl ifanc unigol.
- darparwyr Systemau Gwybodaeth Rheoli (MIS) er mwyn sicrhau bod swyddogaeth a chywirdeb systemau'n cael eu cynnal;
- Cyflenwyr cymeradwy systemau 'di-arian parod' y Cyngor a/neu'r ysgolion i sicrhau bod yr holl ddisgyblion, rhieni a gwarcheidwaid â chyfrifoldeb rhieni, a staff yr ysgol yn gallu eu defnyddio yn briodol;
- y Gwasanaeth Addysg ar y Cyd Consortiwm Canolbarth y De i gefnogi dadansoddiad ystadegol rhanbarthol fel sy'n ofynnol gan Lywodraeth Cymru.
- cyrff rheoleiddio amrywiol, fel ombwdsmyn ac awdurdodau archwilio, lle mae'n ofynnol o dan y gyfraith i wybodaeth gael ei phasio ymlaen fel eu bod yn gallu gwneud eu gwaith;
- y Swyddfa Ystadegau Gwladol (ONS) er mwyn gwella ansawdd ystadegau mudo a phoblogaeth
Mae gan blant a phobl ifanc hawliau penodol dan y Ddeddf Diogelu Data a'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol, gan gynnwys hawl cyffredinol i gael mynediad at ddata personol a gedwir amdanynt gan unrhyw "reolwr data". Mae'r gyfraith yn caniatáu bod gan blant, erbyn iddyn nhw gyrraedd 13 oed ddigon o aeddfedrwydd i ddeall eu hawliau ac i wneud cais am hawl unigol eu hunain os ydynt yn dymuno. Byddai disgwyl i riant wneud cais ar ran plentyn sy'n iau. Os ydych am weld eich data personol, neu ddata eich plentyn, ysgrifennwch at y sefydliad perthnasol.
Gwybodaeth arall
Mae diogelwch gwybodaeth o'r pwys mwyaf i'r ALl, y gwasanaeth AHY a Llywodraeth Cymru ac mae nifer o weithdrefnau ganddynt i leihau'r posibilrwydd o gyfaddawdu ar ddiogelwch data. Bydd yr ALl, y gwasanaeth AHY a Llywodraeth Cymru yn gwneud eu gorau i sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei chadw'n gywir bob amser a'i phrosesu yn unol â'n gofynion cyfreithiol.
Eich hawliau o dan Ddeddf Diogelu Data 2018 a Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (RhDDC)
Mae'r cyfreithiau Diogelu Data yn rhoi hawliau penodol i unigolion o ran y wybodaeth bersonol a gedwir amdanynt gan unrhyw sefydliad. Mae'r hawliau yma'n cynnwys:
- yr hawl i ofyn am, a derbyn copïau o'r wybodaeth bersonol a gedwir amdanoch, er bod modd cadw peth gwybodaeth amdanoch yn ôl am resymau cyfreithlon;
- yr hawl, mewn rhai amgylchiadau, i atal prosesu gwybodaeth bersonol os byddai gwneud hynny'n achosi niwed neu loes;
- yr hawl i ofyn am gael cywiro gwybodaeth anghywir;
- yr hawl i ofyn am beidio prosesu gwybodaeth
Mae gennych hefyd yr hawl i ofyn i'r Comisiynydd Gwybodaeth, sy'n gorfodi ac yn goruchwylio'r Ddeddf Diogelu Data, i asesu pa un ai ydyw prosesu'r wybodaeth bersonol yn debygol o gydymffurfio â darpariaethau ein cyfrifoldebau deddfwriaethol.
Chwilio am ragor o wybodaeth
Tîm Llywodraethu Gwybodaeth Cyngor Caerdydd yw Swyddog Diogelu Data'r gwasanaeth. I gael rhagor o wybodaeth am y wybodaeth bersonol a gesglir a'i defnydd, os oes gennych bryderon am gywirdeb gwybodaeth bersonol, neu os ydych am arfer eich hawliau o dan Ddeddf Diogelu Data 2018 a'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol, dylech gysylltu â:
- Amanda Bamsey Swyddog Arweiniol AHY dros e-bost [email protected]
- Swyddog Diogelu Data Cyngor Caerdydd yn Neuadd y Sir, Glanfa'r Iwerydd, Bae Caerdydd, Caerdydd, CF10 4UW, neu e-bostiwch [email protected]
- Swyddog Diogelu Data Llywodraeth Cymru yn Llywodraeth Cymru, Parc Cathays, Caerdydd, CF10 3NQ e-bost [email protected]
- Llinell gymorth Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth 0330 414 6421 (llinell gymorth Cymru) neu 0303 123 1113 (llinell gymorth y DU)
- Mae gwybodaeth hefyd ar gael ar y safle we www.ico.gov.uk
- Gellir gweld Hysbysiad Preifatrwydd Capita yn www.capita.com/privacy-notice
