Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn egluro sut y bydd Cyngor Caerdydd (fel rheolwr data) yn casglu, yn defnyddio ac yn diogelu data personol yn benodol mewn perthynas â'r Cynllun Noddi Cartrefi i Wcráin
Er mwyn rhoi cymorth i ddinasyddion Wcráin sy'n dianc rhag y gwrthdaro yn y wlad, bydd Cyngor Caerdydd a'n partneriaid yn y sector cyhoeddus lleol yn prosesu data personol adnabyddadwy'r bobl hynny a'r rhai sy'n eu noddi i ddod i'r DU.
Pa fathau o ddata personol rydym yn eu prosesu?
Mae'r mathau o ddata personol rydym yn eu prosesu yn cynnwys y canlynol, ymhlith eraill:
- Enw
- Dyddiad geni/Oedran
- Rhywedd
- Manylion cyswllt
- Manylion unrhyw un sy'n teithio gyda chi
- Gwybodaeth adnabod i gyflawni gwiriadau perthnasol
- Data cais fisa
- Manylion banc os ydych yn derbyn taliad y Cynllun
Gallwn hefyd brosesu categorïau arbennig o ddata gan gynnwys:
- Gwybodaeth diogelu
- Data sy'n ymwneud ag iechyd
- Data personol sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
- Data personol sy'n datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
Mae'n bosibl y bydd angen i ni, yn yr argyfwng presennol, ofyn i chi am ddata personol gan gynnwys data personol sensitif nad ydych eisoes wedi'i ddarparu - er enghraifft, eich oedran neu a oes gennych unrhyw salwch sylfaenol neu a ydych yn agored i niwed. Mae hyn er mwyn i'r Cyngor allu eich cynorthwyo a blaenoriaethu ei wasanaethau i gefnogi'r rhai sydd eu hangen fwyaf.
Sut rydyn ni'n cael eich data personol?
Cesglir y data o sawl ffynhonnell, gan gynnwys adrannau Llywodraeth y DU, ac yn uniongyrchol gan unigolion. Byddwn ond yn casglu'r wybodaeth sy'n angenrheidiol i gefnogi dinasyddion Wcráin sy'n cael eu noddi i ddod i Gaerdydd naill ai gan Lywodraeth Cymru neu gan unigolion a sefydliadau eraill yn y DU.
Sut rydyn ni'n defnyddio eich data personol?
Caiff y data ei brosesu i gefnogi dinasyddion Wcráin yn ystod y broses gyrraedd ac am gyfnod unrhyw drefniadau noddi yng Nghaerdydd.
Bydd hyn at ddibenion darparu a rheoli gwasanaethau cymorth hanfodol.
Os oes gennym wybodaeth sy'n dangos eich bod yn agored i niwed, neu angen cymorth, efallai y cysylltwn â chi i sicrhau eich diogelwch ac i'ch cynorthwyo lle bo modd.
Beth yw ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu eich data personol?
Byddwn yn prosesu eich data personol yn unol â'n tasg gyhoeddus a'r awdurdod swyddogol a roddwyd i ni dan Erthygl 6 (1) (e) GDPR y DU.
Lle mae'r wybodaeth yn gyfystyr â data categori arbennig, byddwn yn ei brosesu er budd sylweddol y cyhoedd o amddiffyn pobl sy'n agored i niwed dan Erthygl 9 (2) (g) GDPR y DU.
Pan fyddwn yn casglu data troseddol, at ddibenion gwiriadau a wneir ar noddwyr a ffoaduriaid, caiff hyn ei brosesu o fewn y Cyngor o dan Erthygl 10 o GDPR y DU.
Am ba hyd byddwn yn cadw eich data personol?
Bydd data personol adnabyddadwy a gedwir gan Gyngor Caerdydd yn cael ei gadw drwy gydol y cynllun noddi, ac am gyfnod o chwe mis o leiaf wedi hynny. Gellir cadw data am gyfnodau hwy, gan gynnwys gan ein partneriaid yn y sector cyhoeddus, lle mae rhwymedigaeth statudol neu ofyniad parhaus i wneud hynny. Caiff y data ei ddinistrio'n ddiogel unwaith y penderfynir nad oes ei angen mwyach.
Y sefydliadau y gallwn ni rannu eich data personol gyda nhw
Ni fyddwn ond yn rhannu data personol i'r graddau y mae'n angenrheidiol i gefnogi dinasyddion Wcráin, neu lle mae'n ofynnol i ni yn ôl y gyfraith.
Dim ond drwy ddefnyddio systemau trosglwyddo data diogel achrededig y caiff data personol, adnabyddadwy a rennir gyda'n sector cyhoeddus a phartneriaid eraill ei drosglwyddo. Dim ond data sy'n gwbl angenrheidiol ar gyfer darparu cymorth i ddinasyddion Wcráin a gaiff ei rannu.
Efallai y byddwn yn rhannu eich data personol gydag adrannau eraill o fewn Cyngor Caerdydd a sefydliadau allanol rydym yn gweithio gyda nhw. Gallai'r rhain gynnwys:
- Ein staff - pan fydd y wybodaeth yn hanfodol ac yn ofynnol ar gyfer eu gwaith.
- Ein partneriaid - yn unol â'r weithdrefn a gytunwyd yn unig.
- Llywodraeth Cymru
- Yr Heddlu
- Y Bwrdd Iechyd
Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu'n allanol gyda sefydliadau i gynnal gwiriadau diogelu a darparu gwasanaethau.
Ni fydd eich data personol yn cael ei drosglwyddo y tu allan i'r DU.
Eich hawliau diogelu data
Dan gyfraith diogelu data, mae gennych hawliau sy'n cynnwys:
- Eich hawl mynediad - Mae gennych hawl i ofyn i ni am gopïau o'ch gwybodaeth bersonol.
- Eich hawl i gywiro - Mae gennych hawl i ofyn i ni gywiro gwybodaeth bersonol sy'n anghywir yn eich barn chi. Mae gennych hefyd hawl i ofyn i ni gwblhau gwybodaeth sy'n anghyflawn yn eich barn chi.
- Eich hawl i ddileu - Mae gennych hawl i ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol dan rai amgylchiadau.
- Eich hawl i gyfyngu ar brosesu - Dan rai amgylchiadau mae gennych hawl i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol.
- Eich hawl i wrthwynebu prosesu - Mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu eich data personol dan rai amgylchiadau.
- Eich hawl i gludadwyedd data - Mae gennych hawl i ofyn i ni drosglwyddo'r wybodaeth bersonol a roesoch i ni i sefydliad arall, neu i chi, dan rai amgylchiadau.
Nid oes angen i chi dalu unrhyw dâl am arfer eich hawliau. Os gwnewch gais, bydd gennym un mis i ymateb i chi.
Sut i gwyno
Os oes gennych unrhyw bryderon am ein defnydd o'ch gwybodaeth bersonol, gallwch wneud cwyn i ni yn [email protected].
Gallwch hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych yn anhapus â'r ffordd rydym wedi defnyddio eich data.
Cyfeiriad Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaer
SK9 5AF
Rhif llinell gymorth: 0303 123 1113
Gwefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth: https://www.ico.org.uk
Cysylltu â Diogelu Data
Cysylltwch â'r Swyddog Diogelu Data i gael mwy o wybodaeth.
Swyddog Diogelu Data
Tîm Llywodraethu Gwybodaeth
Neuadd y Sir
Glanfa'r Iwerydd
Caerdydd
CF10 4UW
