Mae'r hysbysiad hwn ar gyfer cwsmeriaid Cyngor Caerdydd a dinasyddion Caerdydd.
Mae'r Cyngor yn prosesu data personol yn ddyddiol. Rydym yn cadw gwybodaeth benodol amdanoch chi, sef data personol. Rydym wedi ein cofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth a bydd unrhyw wybodaeth sydd gennym yn cael ei phrosesu'n unol â'r egwyddorion a nodir yn Rheoliadau Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, y mae'n rhaid i ni gydymffurfio â nhw.
Byddwn yn:
- Parhau i gryfhau ein prosesau ar gyfer cynnal preifatrwydd yr holl wybodaeth bersonol sydd gennym.
- Gofyn i'n holl gyflogeion gydymffurfio'n llawn â chyfraith Diogelu Data.
- Cadw cyn lleied o wybodaeth bersonol ag sydd ei hangen i'n galluogi i gyflawni ein rôl fel Cyngor.
- Dileu gwybodaeth bersonol pan fydd yr angen i'w chadw wedi mynd heibio.
- Cyrchu a phrosesu'r holl wybodaeth bersonol yn unol â phrosesu teg a gaiff ei nodi pan gesglir gwybodaeth gan Unigolion.
- Cynllunio ein systemau a'n prosesau er mwyn cydymffurfio ag egwyddorion diogelu data.
- Cymryd camau gweithredu ar unwaith os byddwn yn darganfod na chydymffurfir â'n polisïau.
Mae'r hysbysiad hwn wedi'i greu i roi gwybodaeth i chi am y data sydd gennym amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â'ch data a'r mesurau diogelwch sydd ar waith i'w ddiogelu.
Pa ddata personol sydd gennym a sut rydym yn ei gael
Mae'r mathau o ddata personol sydd gennym ac rydym yn ei brosesu amdanoch yn cynnwys:
- Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhifau ffôn a chyfeiriadau e-bost.
- Manylion adnabod, gan gynnwys dyddiad geni a rhif yswiriant gwladol a rhifau cyflogai ac aelodaeth.
- Gwybodaeth a ddefnyddir i gyfrifo ac asesu cymhwysedd ar gyfer budd-daliadau.
- Gwybodaeth ariannol sy'n berthnasol i gyfrifo neu dalu budd-daliadau, er enghraifft, cyfrif banc a manylion treth.
- Gwybodaeth am eich teulu, eich dibynyddion neu eich amgylchiadau personol, lle bo'i hangen gan wasanaeth perthnasol.
- Gwybodaeth am eich iechyd lle bo'i hangen gan wasanaeth perthnasol fel Gwasanaethau Cymdeithasol
- Gwybodaeth am gollfarnau troseddol lle bo hynny'n berthnasol.
Os ydych wedi rhoi data personol i ni am unigolion eraill, fel aelodau'r teulu neu ddibynyddion, sicrhewch fod yr unigolion hynny yn gwybod am y wybodaeth yn yr hysbysiad hwn.
Sut y byddwn yn defnyddio eich data personol
Efallai y byddwn yn prosesu eich data personol i gyflawni ein rhwymedigaethau, a gall hyn gynnwys prosesu eich data personol at y cyfan neu unrhyw un o'r dibenion canlynol:
- i gysylltu â chi.
- i asesu cymhwysedd ar gyfer ein gwasanaethau gan gynnwys cyfrifo budd-daliadau a'u rhoi i chi.
- i nodi eich opsiynau budd-daliadau posibl neu wirioneddol.
- at ddibenion ystadegol a chyfeirio.
- i gydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoliadol fel Awdurdod Lleol.
- i ateb ymholiadau gennych chi ac ymateb i unrhyw anghydfod gwirioneddol neu bosibl sy'n ymwneud â chi.
- Cyflogaeth
Sefydliadau y gallwn rannu eich data personol â nhw
O bryd i'w gilydd byddwn yn rhannu eich data personol gyda sefydliadau partner a darparwyr gwasanaeth fel y gallant ein helpu i gynnal ein dyletswyddau, ein hawliau a'n disgresiynau mewn perthynas â'r gwasanaethau a ddarparwn. Bydd rhai o'r sefydliadau hynny'n prosesu eich data personol ar ein rhan ac yn unol â'n cyfarwyddiadau. Ym mhob achos, byddwn dim ond yn rhannu data i'r graddau y credwn fod angen y wybodaeth yn rhesymol at y dibenion hyn.
Caiff unrhyw Wybodaeth Bersonol sydd gennym dim ond ei datgelu, gyda diben rhesymol, i:
- Ein staff – pan fydd y wybodaeth yn hanfodol ac yn ofynnol ar gyfer eu gwaith.
- Y Llysoedd – dan gyfarwyddyd Gorchymyn Llys.
- Ein partneriaid – yn unol â'r weithdrefn y cytunwyd arni'n unig.
- Contractwyr - Lle mae angen mynediad i wneud gwaith, gwneir hyn yn unol â gweithdrefnau preifatrwydd y cytunwyd arnynt.
- Eraill – fel y rhestrir yng nghofrestriad Diogelu Data'r Cyngor.
Gallai eich gwybodaeth fod wedi cael ei rhannu â Xerox er mwyn cysylltu â chi heddiw. I gael mwy o wybodaeth am sut mae Xerox yn rheoli data personol, gweler Polisi Preifatrwydd Xerox.
Dan Ddeddf Economi Ddigidol 2017, caiff y Cyngor rannu data personol a roddwyd i ni gyda Chynghorau eraill at ddibenion canfod/atal twyll neu droseddau, er mwyn gwella gwasanaethau cyhoeddus ac ar gyfer ymchwil ystadegol.
Mae gan Gyngor Caerdydd ddyletswydd i amddiffyn y gronfa gyhoeddus y mae'n ei rheoli. Felly, mae'n bosibl y caiff y wybodaeth rydych wedi'i rhoi i ni ei defnyddio i atal a chanfod twyll neu ei rhannu gyda Swyddogion y Cyngor sy'n gyfrifol am archwilio neu weinyddu cronfeydd cyhoeddus.
Os oes cais neu os credwn fod ei angen yn rhesymol, gallwn o bosibl roi eich data i gyrff llywodraethu a sefydliadau datrys anghydfodau a gorfodi'r gyfraith, gan gynnwys y rhai a restrir uchod, y Rheoleiddiwr Pensiynau, yr Ombwdsmon Pensiynau a Chyllid a Thollau ei Fawrhydi (CThEF). Gallent o bosibl ddefnyddio'r data i gyflawni eu swyddogaethau cyfreithiol.
Mewn rhai achosion, gall y derbynwyr hyn fod y tu allan i'r DU. Golyga hyn y gall eich data personol gael ei drosglwyddo i'r tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) i awdurdodaeth nad yw o bosibl yn cynnig lefel gyfwerth o ddiogelwch fel sy'n ofynnol yng ngwledydd yr AEE. Os digwydd hyn, gwnawn yn siŵr fod camau diogelu priodol mewn lle i ddiogelu eich data yn unol â'r cyfreithiau perthnasol. Defnyddiwch y manylion cyswllt isod os hoffech gael mwy o wybodaeth am y camau diogelu sydd ar waith ar hyn o bryd.
Pa mor hir rydym yn cadw eich data personol
Byddwn dim ond yn cadw eich data personol cyn hired ag sydd angen er mwyn cyflawni'r dibenion y cafodd ei gasglu atynt ac am gyfnod yr ydym yn ei ystyried yn angenrheidiol i ymdrin ag unrhyw gwestiynau neu gwynion y byddwn yn eu derbyn, oni bai y dewiswn gadw eich data am gyfnod hirach i gydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoliadol.
Mae mwy o wybodaeth ar gael yn Amserlen Gadw'r Cyngor.
Y sail gyfreithiol ar gyfer ein defnydd o'ch data personol
Mae'r Cyngor yn cadw data personol amdanoch yn rhinwedd ei waith fel rheolydd data. Mae hyn yn cynnwys yr angen i brosesu eich data i gysylltu â chi, i gyfrifo, sicrhau a thalu eich budd-daliadau, at ddibenion ystadegol a chyfeirio. Mae gwybodaeth bellach am sut rydym yn defnyddio eich data personol isod.
Yn gyffredinol, ar un o'r seiliau cyfreithiol isod y byddwn yn defnyddio eich data personol:
- Mae angen i ni brosesu eich data personol i fodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol fel Awdurdod Lleol.
- Mae angen i ni brosesu eich data personol er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol yn rhinwedd ein capasiti fel corff cyhoeddus; [a/neu],
- Mae angen i ni brosesu eich data personol i fodloni ein rhwymedigaethau contract i chi.
Mae'r prosesu yn angenrheidiol er mwyn diogelu buddiannau hanfodol gwrthrych y data neu berson naturiol arall.
Eich hawliau
Mae gennych hawl i gael mynediad at eich data a chael copi o'r data personol sydd gan y Cyngor amdanoch a gofyn i'r Awdurdod gywiro eich data personol os oes camgymeriadau neu wybodaeth sy'n hen. Mewn rhai amgylchiadau, cewch hefyd ofyn i'r Cyngor gyfyngu ar brosesu eich data personol tan fod unrhyw gamgymeriadau'n cael eu gwirio, gwrthwynebu prosesu neu drosglwyddo neu (mewn amgylchiadau cyfyngedig iawn) ofyn i ni ddileu eich data personol.
Os hoffech arfer unrhyw un neu rai o'r hawliau hyn neu os oes gennych unrhyw ymholiadau neu bryderon yn gysylltiedig â phrosesu eich data personol, cysylltwch â'r Swyddog Diogelu Data fel y nodir isod.
Os gwnewch gais, bydd gennym un mis i ymateb i chi. Os hoffech arfer unrhyw un o'r hawliau hyn, cysylltwch â ni ar ein cyfeiriad e-bost: arc@caerdydd.gov.uk
Ffoniwch ni ar: 02920 381850
Neu ysgrifennwch atom:
ARC Caerdydd,
Neuadd y Sir,
Glanfa'r Iwerydd,
Caerdydd
CF10 4UW
Diweddaru'r hysbysiad hwn
Mae ARC Caerdydd yn adolygu ei Hysbysiad Preifatrwydd yn rheolaidd ac yn rhoi unrhyw ddiweddariadau ar y wefan. Diweddarwyd y Polisi Preifatrwydd hwn ddiwethaf ar 11 Ionawr 2024.
Sut i gysylltu â ni
Os bydd gennych unrhyw gwestiynau am bolisi preifatrwydd ARC Caerdydd neu'r data rydym yn ei gadw amdanoch chi, neu os hoffech arfer un o'ch hawliau diogelu data, mae croeso i chi gysylltu â ni.
E-bostiwch ni: arc@caerdydd.gov.uk,
ffoniwch ni: 02920 381850, neu
ysgrifennwch atom: ARC Caerdydd, Neuadd y Sir, Glanfa'r Iwerydd, Caerdydd CF10 4UW
Sut i gysylltu â'r awdurdod priodol
Os hoffech gyflwyno cwyn neu os teimlwch nad yw ARC Caerdydd wedi mynd i'r afael â'ch pryder mewn modd boddhaol, gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth: 0303 123 1113.
Cysylltu â Diogelu Data
Cysylltwch â'r Swyddog Diogelu Data i gael mwy o wybodaeth.
Swyddog Diogelu Data
Tîm Llywodraethu Gwybodaeth
Neuadd y Sir
Glanfa'r Iwerydd
Caerdydd
CF10 4UW
E-bost: diogeludata@caerdydd.gov.uk
Mae gennych hawl i dynnu eich cydsyniad yn ôl ar gyfer prosesu ar unrhyw adeg drwy hysbysu'r Swyddog Diogelu Data yn ysgrifenedig.