Mae Cod Ymarfer Teledu Cylch Cyfyng yn rhoi arweiniad gwerthfawr ar ddefnyddio Teledu Cylch Cyfyng, ac amddiffyn dinasyddion sy’n parchu’r gyfraith. Mae hefyd yn cynnig arweiniad ar gyflwyno tystiolaeth yn erbyn troseddwyr.
Dim ond os yw’r dyfeisiau hyn wedi cael Asesiad o’r Effaith ar Ddiogelu Data ac wedi eu cyfiawnhau yn unol ag amodau cyfreithlon ar gyfer prosesu dan Ddeddf Diogelu Data 2018 y bydd Cyngor Caerdydd yn defnyddio technoleg wyliadwriaeth.
Y Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth sy’n gyfrifol am y Polisi a’r Cod Ymarfer hwn a bydd yn adolygu ac yn newid y Cod Ymarfer Teledu Cylch Cyfyng yn ôl yr angen ac yn cyhoeddi'r newidiadau hyn yn flynyddol.
Mae Gwasanaethau’r Cyngor a pherchenogion dyfeisiau sy’n gweithredu technoleg wyliadwriaeth yn gyfrifol am sicrhau y dilynir y gofynion fel y’u nodir yn y polisi hwn bob amser.
1.0 Cyflwyniad
1.1 Oherwydd newidiadau parhaus yn y ddeddfwriaeth caiff y Polisi a’r Cod Ymarfer hyn eu hadolygu a’u diweddaru yn flynyddol a byddant ar gael i’r cyhoedd ar wefan y Cyngor. Maent wedi’u llunio i lywodraethu’r gwaith o reoli’r holl ddyfeisiau cylch cyfyng a dyfeisiau recordio eraill sy’n ddarostyngedig i ddarpariaethau’r canlynol:
- Deddf Diogelu Data 1998,
- Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU,
- Gofynion Cod Ymarfer y Comisiynydd Gwybodaeth,
- Deddf Hawliau Dynol,
- Cod Ymarfer Camerâu Gwyliadwriaeth y Swyddfa Gartref.
1.2 Y nod yw sicrhau’r defnydd mwyaf effeithiol o’r systemau a weithredir gan Gyngor Caerdydd i atal troseddau ac anhrefn a sicrhau diogelwch swyddogion pan fo’n berthnasol. Maent yn ymdrechu i gynnal rhyddfreiniau sifil y bobl hynny sy’n byw ac yn gweithio yng Nghaerdydd ac yn ymweld â hi.
1.3 Mae’r holl bartneriaid sy’n manteisio ar systemau Teledu Cylch Cyfyng y Cyngor yn cytuno i ddilyn y Polisi a’r Cod Ymarfer hyn i wasanaethu budd y cyhoedd yn y ffordd orau bosibl.
1.4 Mae’r Cod Ymarfer yn berthnasol i’r holl osodiadau Teledu Cylch Cyfyng sy’n gweithredu ar ran yr Awdurdod a'r holl gyfarpar Teledu Cylch Cyfyng sydd wedi ei gysylltu ym Mhartneriaeth yr Awdurdod â Gweithrediadau Heddlu De Cymru, pan fo’r dyfeisiau hyn yn perthyn i’r Awdurdod. Mae hyn yn cynnwys dyfeisiau llaw, ar y corff a chludadwy yn ogystal â thechnoleg adnabod rhifau cerbydau yn awtomatig (ARhCA).
1.5 Defnyddir Cod Ymarfer Teledu Cylch Cyfyng Seilwaith ar wahân ar gyfer y camerâu telemateg Priffyrdd. Mae’n rhaid i’r Cod Ymarfer Seilwaith fod yn gyson â’r Polisi cyffredinol hwn, ac yn unol â’r protocol trin ceisiadau am wybodaeth sydd ar waith rhwng y Cyngor a Heddlu De Cymru.
1.6 Mae’n bwysig nodi o’r cychwyn cyntaf na chaiff systemau teledu Cylch Cyfyng eu defnyddio fel “systemau ysbïo”. Nid arferir diddordeb arbennig mewn pobl na monitro bwriadol o’r rheiny sy’n cyflawni eu busnes cyfreithiol.
1.7 Mae pob dyfais a ddefnyddir yn gorfod cael Asesiadau o’r Effaith ar Ddiogelu Data yn unol â Chod Ymarfer Teledu Cylch Cyfyng Yn Y Llun a Chod Ymarfer Camerâu Gwyliadwriaeth i sicrhau bod diben cyfreithlon ganddi ar gyfer prosesu yn ôl gofynion Deddf Diogelu Data ac Erthygl 8 y Ddeddf Hawliau Dynol.
1.8 Bydd y modd y caiff y recordiadau eu cadw yn dibynnu ar y ddyfais a’r lleoliad. Cedwir yr holl ddelweddau digidol am hyd at 31 diwrnod a bydd y system yn recordio drostyn nhw yn awtomatig ar ôl hyn. Ar ôl y dyddiadau cadw cytunedig hyn gwneir recordiadau dros y data hwn oni bai bod cais mynediad at wybodaeth wedi ei wneud dan yr amgylchiadau canlynol:
- Gan yr Heddlu at ddibenion unrhyw ymchwiliad i drosedd, dan Atodlenni 2 a 3 Deddf Diogelu Data 2018,
- Gan Swyddogion Cyngor Caerdydd at ddibenion unrhyw ymchwiliad sifil,
- Unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol o ran mynediad dan ddarpariaethau Deddf Diogelu Data 2018.
Caiff unrhyw ddelweddau eu rhyddhau yn unol â’r Polisi a’r Cod Ymarfer hyn a Pholisi Ceisiadau am Wybodaeth dan Ddeddf Diogelu Data y Cyngor.
2.0 Diben y systemau a weithredir gan Cyngor Caerdydd
2.1 Caiff y systemau a weithredir gan Gyngor Caerdydd eu defnyddio at y dibenion canlynol:
a) Rhoi tystiolaeth i’r Heddlu a’r Cyngor i gymryd camau gweithredu ar drosedd neu gamau sifil yn y Llysoedd;
b) Lleihau’r ofn o droseddau a rhoi sicrwydd i’r cyhoedd;
c) Rhoi cymorth i atal troseddau;
ch) Bod o gymorth wrth gynnal y drefn gyhoeddus;
d) Atal neu leihau nifer yr achosion o fandaliaeth, graffiti, a throseddau amgylcheddol eraill;
dd) Atal pobl rhag cyflawni troseddau a gwella’r cyfleoedd i ganfod y rheiny sy’n troseddu;
e) Gwella diogelwch trigolion, ymwelwyr a’r gymuned fusnes;
f) Atal ymddygiadau gwrthgymdeithasol gan gynnwys camddefnyddio alcohol a chyffuriau;
ff) Cynorthwyo gydag agweddau ar reoli canol y ddinas, a
g) Monitro Traffig y Priffyrdd a Thwneli ar draws Dinas Caerdydd, gan gynnwys symudiadau traffig a throseddau yn unol â’r pwerau ychwanegol a roddir i’r Cyngor gan Lywodraeth Cymru.
2.2 Mae’r Awdurdod wedi ymrwymo i gynnal, adolygu a gwella’r systemau er mwyn sicrhau a gwella eu heffeithiolrwydd. Mae hefyd wedi ymrwymo i gynnal rhyddfreiniau sifil. Ystyrir unrhyw ddibenion ychwanegol ar gyfer prosesu yn unol â deddfwriaeth a amlinellir yn y Polisi a’r Chod Ymarfer hyn.
Amlinellir y defnydd o dechnoleg Camera Corff Personol gan gyflogeion y Cyngor ym Mholisi Camera Corff Personol y Cyngor.
Nodir y defnydd o dechnoleg ARhCA yng ngwasanaethau’r Cyngor yng Ngweithdrefnau Gweithredol y Gwasanaeth a fydd ar gael i’r cyhoedd.
3.0 Cod ymarfer gweithredol
3.1 Ni chaiff delweddau Teledu Cylch Cyfyng eu gwerthu (na’u rhoi) ar gyfer defnydd masnachol na’u gwneud ar gael i unrhyw berson ac eithrio i’r Heddlu, y Gwasanaeth Tân, gweithwyr proffesiynol ym maes Cyfreithiol, asiantaeth bartner neu aelod o staff yr Awdurdod Lleol (fel y diffinnir yn y Cod Ymarfer hwn), ac eithrio mewn amgylchiadau penodol.
3.2 Cynghorir i unrhyw aelodau o’r Cyhoedd, sy’n dod at y Cyngor yn gofyn i weld cynnwys unrhyw ddelweddau Teledu Cylch Cyfyng sy’n berthnasol i unrhyw ddigwyddiad, adrodd am y digwyddiad hwn wrth yr Heddlu neu Gwmni Yswiriant er mwyn cynnal ymchwiliadau pellach. Pan fo aelod o’r cyhoedd yn gofyn i weld delweddau Teledu Cylch Cyfyng sydd ohono’n benodol, dylid rhoi gwybod iddo am ei hawliau unigol dan Ddeddf Diogelu Data 2018.
3.3 Rhaid rheoli’r holl geisiadau am wybodaeth yn unol â Pholisi Ceisiadau am Wybodaeth dan Ddeddf Diogelu Data y Cyngor, sy’n cynnwys ffurflenni y dylid eu defnyddio pan geir ceisiadau am recordiadau ffilm.
3.4 Rhaid i unrhyw geisiadau am ddelweddau Teledu Cylch Cyfyng sy’n dod i law gan yr Heddlu neu unrhyw gyrff perthnasol eraill gael eu gwneud dan ddarpariaethau peidio â datgelu Deddf Diogelu Data 2018 a’u cyflwyno naill ai ar Ffurflenni Datgelu Cymdeithas Prif Swyddogion Heddlu Cymru a gymeradwywyd gan yr Heddlu, neu ar Atodlenni 2 a 3 i ffurflenni Ceisiadau am Wybodaeth Cyngor Caerdydd. Dylai arolygydd neu Uwch Swyddog Awdurdodedig lofnodi’r ceisiadau gan yr Heddlu. Bydd yr Heddlu hefyd yn llofnodi a derbyn cyfrifoldeb yn rhan o’i rwymedigaethau dan y Ddeddf Diogelu Data 2018 am unrhyw ddelwedd a gaiff ei ryddhau i’w ofal.
3.5 Rhaid i bob cais o'r fath gael ei gymeradwyo gan y swyddog perthnasol yn unol ag Atodlen 2 a 3 Canllawiau Ceisiadau’r Cyngor cyn ei ryddhau. Rhaid i bob cais o'r fath gael ei gofnodi'n ffurfiol am o leiaf 3 blynedd a rhaid cadw'r gofrestr hon o geisiadau i'w harchwilio.
3.6 Rhaid i bob cais gan Gyfarwyddiaethau/Gwasanaethau mewnol i weld delweddau teledu cylch cyfyng hefyd gael ei wneud ar ffurflenni ddatgelu safonol Atodlen 2/3 Diogelu Data a’i gymeradwyo gan y swyddogion perthnasol, a'i gofnodi a'i gadw am gyfnod o 3 blynedd.
3.7 Bydd yr holl ddelweddau Teledu Cylch Cyfyng a ddarperir gan y Cyngor yn parhau’n eiddo i’r Cyngor ar bob adeg ac ni chaiff yr hawlfraint ei throsglwyddo i’r derbynnydd byth.
3.8 Caiff yr Heddlu fynediad gweithredol i weld unrhyw osodiadau Teledu Cylch Cyfyng yr Awdurdod, pan fo angen a phan fo ffactorau gweithredol yn caniatáu am hyn gyda chaniatâd yr awdurdod. Dylai gwasanaethau gysylltu â‘r Tîm Llywodraethu Gwybodaeth pan fo angen cyngor ar hyn.
3.9 Cedwir delweddau Teledu Cylch Cyfyng a recordir am hyd at 31 diwrnod, oni wnaed cais at y dibenion a nodwyd ym Mharagraff 1.8, ac yn yr achos hwn, cedwir copi o’r data, neu oni bai y cedwir y delweddau am gyfnodau byrrach fel y’i diffinnir yn y Polisi a Chod Ymarfer hwn.
3.10 Ni fydd unrhyw system Teledu Cylch Cyfyng yn edrych yn fwriadol dros ac i mewn i safleoedd preifat heb gael caniatâd ymlaen llaw gan y meddianwyr yn y safleoedd hyn oni bai y caniateir gan y gyfraith.
3.11 Ni chaiff unrhyw system Teledu Cylch Cyfyng ei gosod na’i gweithredu oni bai bod cyfarpar o’r fath wedi mynd drwy Asesiad o’r Effaith ar Ddiogelu Data. Byddai Asesiad o’r Effaith ar Ddiogelu Data yn ystyried unrhyw risgiau preifatrwydd ac risgiau ymwthiad cyfochrog, gan gynnwys datgelu data yn anfwriadol/damweiniol.
3.12 Mae’n rhaid i geisiadau gan Gwmnïau Yswiriant / Cyfreithwyr sy’n gweithredu ar ran unigolyn gael eu cyflwyno ynghyd â chydsyniad wedi’i lofnodi yn ogystal â’r wybodaeth arall sydd ei hangen i brosesu cais fel y’i hamlinellir yng ngweithdrefnau hawliau unigol y Cyngor.
4.0 Ceisiadau gan y cyfryngau am ddelweddau teledu cylch cyfyng yn ymwneud â throseddau a troseddwyr
4.1 Ni roddir delweddau Teledu Cylch Cyfyng fel arfer i’r cyfryngau eu darlledu na’u hatgynhyrchu. Fodd bynnag, mewn amgylchiadau eithriadol, gellir eu rhoi dan reolaethau llym os ystyrir y gall hyn fod o gymorth i ddatrys troseddau neu weithgarwch troseddol posibl, ond dylid gwneud hyn gyda chaniatâd uniongyrchol gan yr holl bartneriaid a dan yr amodau canlynol.
4.2 Mae Deddf Diogelu Data 2018 yn gosod rheolaethau clir na ddylai data personol gael ei ddatgelu i drydydd parti yn amodol ar eithriadau penodol, a phan ellir adnabod unigolyn byw yn y delweddau.
4.3 Ceir datgelu delweddau Teledu Cylch Cyfyng i’r cyfryngau er mwyn eu darlledu neu eu hatgynhyrchu yn yr amgylchiadau canlynol:
a) Os byddai hyn o gymorth i atal neu i ganfod trosedd, neu i arestio ac erlyn troseddwyr.
b) Os credir yn rhesymol o ystyried pwysigrwydd arbennig budd y cyhoedd yn rhyddid mynegiant, y bydd eu cyhoeddi er budd y cyhoedd.
4.4 Wrth benderfynu a ddylid datgelu delweddau Teledu Cylch Cyfyng i’r cyfryngau, dylid cydbwyso hawliau’r unigolyn i fywyd preifat /teuluol yn erbyn y rhesymau yn (a) a (b) uchod dros ddatgelu gwybodaeth.
4.5 Ni ddylid datgelu delweddau Teledu Cylch Cyfyng i’r cyfryngau oni bai y cafwyd caniatâd unrhyw ddioddefwr trosedd sydd ar y ddelwedd yn gyntaf pan fo hynny’n bosibl ac mewn partneriaeth â’r Heddlu.
4.6 Cyn rhyddhau unrhyw ddelweddau Teledu Cylch Cyfyng i’r cyfryngau dylid ceisio cyngor gan y Swyddog Diogelu Data a’r Gwasanaethau Cyfreithiol.
5.0 Newididadau i'r cod ymarfer hwn
5.1 Gall y Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth neu’r Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth wneud mân newidiadau i’r Polisi a Chod Ymarfer hwn a’r Llyfryn Gweithredol sydd eu hangen i gynnal gwaith y dyfeisiau Teledu Cylch Cyfyng yn effeithlon.
5.2 Cytunir ar unrhyw newidiadau sylweddol i’r Polisi a Chod Ymarfer gan y Cabinet.
6.0 Cyfrifoldebau gweithredwyr y systemau
6.1 Mae prif gyfrifoldeb gan Weithredwyr y system am:-
a) Gydymffurfio â diben ac amcanion y system.
b) Gwaith a diogelwch y system.
c) Diogelu buddiannau’r cyhoedd a’r unigolyn cyn belled ag y bo hyn yn ymarferol.
ch) Cydymffurfio â’r Polisi a Chod Ymarfer hwn.
d) Cydymffurfio â gofynion Hawliau Unigol o ran recordiadau ffilm;
dd) Cydymffurfio â'r holl ddeddfwriaeth sy'n ymwneud â defnyddio'r system.
e) Sicrhau eu bod yn cydymffurfio â gofynion hyfforddi'r Cyngor.
7.0 Rheoli'r system
7.1 Bydd y perchennog a enwebir ar gyfer pob dyfais Teledu Cylch Cyfyng yn gyfrifol am sicrhau y defnyddir y dyfeisiau yn unol â gofynion cyfreithiol fel y’i nodir yn y Polisi a Chod Ymarfer hwn.
7.2 Yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth fydd yn gyfrifol yn gyffredinol am sicrhau y gweithredir dyfeisiau yn unol â’r ddeddfwriaeth, ac am reoli’r Polisi a Chod Ymarfer hwn.
7.3 Mae’n rhaid nodi perchnogion y dyfeisiau yn glir a bydd hyn yn rhan o’r cofrestrau sydd ar gael yn gyhoeddus. Mae Cofrestr Asedau Teledu Cylch Cyfyng ar gael ar-lein: https://foi.cardiff.gov.uk/cym/Pages/OpenData_All.aspx
7.4 Bydd perchnogion dyfeisiau yn gyfrifol am gydymffurfio ag archwiliadau sicrwydd blynyddol ac am gwblhau unrhyw arolygon/asesiadau pan fydd angen gan y Comisiynydd Camerâu Gwyliadwriaeth (CCA).
7.5 Dylai perchnogion dyfeisiau fod yn gyfarwydd â holl ofynion gweithredu camerâu gwyliadwriaeth a sicrhau bod ganddynt brosesau cydymffurfio ar waith.
8.0 Monitro teledu cylch cyfyng
8.1 Mynediad a Gyfarpar Monitro a'i Ddiogelwch
a) Mae mynediad at y dyfeisiau monitro, boed hynny i weithredu’r cyfarpar neu i weld y delweddau, yn gyfyngedig i staff awdurdodedig sydd â’r cyfrifoldeb hwnnw.
b) Dim ond personél awdurdodedig all gael mynediad i ystafelloedd rheoli lle mae modd gwylio systemau monitro o’r fath. Mae’n rhaid cadw enwau’r holl staff awdurdodedig ym mhob ystafell weithredu a rhaid i’r holl aelodau staff hynny wisgo cerdyn adnabod swyddogol.
c) Dim ond perchennog y system all awdurdodi ymweliadau gan bersonél nas awdurdodir er enghraifft Cynghorwyr, cyflogeion y Cyngor, yr Heddlu.
ch) Caniateir ymwelwyr dim ond pan fydd yr ymweliad wedi ei awdurdodi ymlaen llaw. Mae’n rhaid i aelod awdurdodedig o staff tywys pob ymwelydd a sicrhau ei fod yn llofnodi’r cofnod ymwelwyr wrth ddod i mewn i’r adeilad a’i adael.
d) Ni chaniateir mynediad i’r dyfeisiau monitro na’u harddangos ac eithrio pan fod hynny am resymau cyfreithlon, priodol a digonol ac, ar achlysuron o’r fath, bydd rhagofalon priodol ar waith i sicrhau diogelwch a phreifatrwydd yr unigolion a’r wybodae
8.2 Safonau gweithredol
a) Bydd yr ystafell reoli Teledu Cylch Cyfyng a’r holl ystafelloedd rheoli monitro eraill yn gweithredu yn unol â “Safon Yr Arolygiaeth Ddiogelwch Genedlaethol (ADdG)” gan sicrhau y cynhelir “arfer gorau” a gweithdrefnau diogelwch llym.
b) Bydd yr holl staff sy’n gweithredu neu’n monitro recordiadau ffilm Teledu Cylch Cyfyng yn destun gwiriadau diogelwch cadarnhaol (Gwiriad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd) a chânt eu hyfforddi at y safon briodol. Mae monitro Teledu Cylch Cyfyng fel y’i diffinnir gan Awdurdod y Diwydiant Diogelwch ac fel y’i diffinnir fel “Gweithgaredd a Reoleiddir” yng ngofynion y GDG.
c) Mae’n rhaid i’r holl staff sydd â mynediad i ddyfeisiau Teledu Cylch Cyfyng sicrhau eu bod yn cydymffurfio â strategaethau Hyfforddiant Llywodraethu Gwybodaeth y Cyngor.
ch) Mae’n rhaid i staff sy’n gweithio mewn ystafelloedd rheoli gael eu hyfforddi at Safon y Diwydiant Diogelwch (Dyfarniad mewn Gweithrediadau Teledu Cylch Cyfyng – Gwyliadwriaeth Mannau Cyhoeddus) a rhaid i’r gwasanaeth gadw cofrestr o’r hyfforddiant.
9.0 Gweithdrefn gwyno
9.1 Dylid cyflwyno unrhyw gwynion yn ymwneud â phreifatrwydd gweithrediad dyfeisiau Teledu Cylch Cyfyng i:
Swyddog Diogelu Data,
Cyngor Caerdydd,
Ystafell 118, Neuadd y Sir,
Glanfa'r Iwerydd,
Bae Caerdydd,
Caerdydd,
CF10 4UW
diogeludata@caerdydd.gov.uk.
Caiff yr holl gwynion eu cyfeirio at berchennog perthnasol y system.
9.2 Mae’n rhaid defnyddio’r weithdrefn hon ar gyfer unrhyw fath o gwynion ynglŷn â Theledu Cylch Cyfyng a berchnogir yn llwyr neu’n rhannol gan y Cyngor.
9.3 Mae’n rhaid anfon unrhyw gwynion a wneir yn erbyn yr Heddlu ymlaen i Bencadlys Is-adrannol yr Heddlu, Heddlu De Cymru ar unwaith i’w trin drwy weithdrefnau arferol yr Heddlu.
10.0 Ymgynghoriad
10.1 Mae Cyngor Caerdydd yn gweithio mewn partneriaeth ac mae’n falch o gymryd rhan, gweithredu a chyfathrebu â’r holl bartïon â diddordeb wrth frwydro i atal a lleihau troseddu.
10.2 Mae’n rhaid i unrhyw system Teledu Cylch Cyfyng arfaethedig fod yn destun gwaith ymchwil ac ymgynghori priodol yn yr ardal y bydd y system gamerâu yn gweithredu ynddi, a phan fo’n berthnasol, yn yr ardaloedd cyfagos.
10.3 Ni chaiff unrhyw system Teledu Cylch Cyfyng newydd ei hystyried oni bai y cwblhawyd Asesiad o’r Effaith ar Ddiogelu Data.
a) Mae’n rhaid i system Teledu Cylch Cyfyng beidio â bod yn groes i ddeddfwriaeth ar gyfer materion hawliau dynol, h.y. Preifatrwydd, ac mae’n rhaid esbonio hyn yn rhan o’r broses ymgynghori.
b) Mae’n rhaid i’r holl bartïon perthnasol gael gwybod am y darpariaethau sy’n ymwneud â Theledu Cylch Cyfyng yn Neddf Diogelu Data 2018, Cod Ymarfer Teledu Cylch Cyfyng y Comisiynydd Gwybodaeth a Chod Ymarfer Camerâu Gwyliadwriaeth y Swyddfa Gartref.
11.0 Deddf Diogelu Data 2018
11.1 Mae rhwymedigaeth ar yr Awdurdod i gydymffurfio â gofynion Deddf Diogelu Data 2018.
11.2 Mae’n rhaid i’r holl systemau Teledu Cylch Cyfyng sy’n recordio delweddau fod yn gofrestredig dan Ddeddf Diogelu Data 2018.
11.3 Mae angen i berchnogion dyfeisiau sicrhau bod partïon allanol sy’n cyflawni gweithrediadau gwyliadwriaeth wedi'u cofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.
12.0 Arwyddion teledu cylch cyfyng
12.1 Bydd arwyddion priodol ger yr holl systemau teledu cylch cyfyng i roi gwybod i bobl fod Teledu Cylch Cyfyng ar waith. Mae angen rhoi’r arwyddion hyn ar ffiniau’r system Teledu Cylch Cyfyng ac mewn lleoedd strategol eraill fel y cytunir yn yr Asesiad o’r Effaith ar Ddiogelu Data ar gyfer dyfeisiau ym mhob lleoliad.
12.2 Bydd yr arwyddion Teledu Cylch Cyfyng yn amrywio o ran maint yn ôl y lleoliad a’r amgylchiadau. Bydd pob arwydd yn dangos pa sefydliad sy’n gyfrifol am y cynllun a’i ddiben. Dylid rhoi rhif cyswllt i gael mwy o wybodaeth am y cynllun. Mae’n rhaid i’r holl arwyddion fod yn ddwyieithog.
12.3 Mae’n rhaid cynnal cofrestr gywir o ddyfeisiau Teledu Cylch Cyfyng bob amser ar wefan y Cyngor a’i chadw gan y Tîm Llywodraethu Gwybodaeth, ynghyd â phwrpas prosesu pob dyfais ac union leoliad pob dyfais. Bydd y rhestr hon hefyd yn cynnwys manylion dyfeisiau a ddefnyddir ar gyfer unrhyw wyliadwriaeth gudd i'w rhoi i'r Swyddog Monitro.
13.0 Cyfrinachedd
13.1 Gall delweddau Teledu Cylch Cyfyng gynnwys digwyddiadau a gwybodaeth sensitif; felly mae’n rhaid cynnal cyfrinachedd bob amser yn unol ag amodau Contract Cyflogaeth cyflogeion Cyngor Caerdydd. Mae’n hanfodol cynnal diogelwch llym a chyfyngu ar fynediad i ddelweddau.
14.0 Hawliau dynol
14.1 Mae’n rhaid i’r holl systemau teledu Cylch Cyfyng gydymffurfio yn eu dyluniad, rheolaeth a gweithrediad, â Deddfwriaeth Hawliau Dynol a gyflawnir drwy Asesiadau Effaith blynyddol o’r holl ddyfeisiau a weithredir.
15.0 Ystyriaethau cyn prynu systema teledu cylch cyfyng
15.1 Wrth ystyried gosodiadau systemau Teledu Cylch Cyfyng, byddwn yn sicrhau eu bod yn cydymffurfio â Pholisi a Chod Ymarfer yr Awdurdod yn unol â phroses gaffael y Cyngor ac wrth wneud hyn, cyn prynu, yn bodloni ei ofynion o ran:-
a) Diben y system Teledu Cylch Cyfyng gyda thystiolaeth sy’n dangos y bydd ei chyflwyno’n ateb y galw amdani.
b) Diben y system Teledu Cylch Cyfyng mewn cysylltiad â mesurau atal troseddau eraill.
c) Priodoldeb y gweithdrefnau ar gyfer Rheoli Systemau a Mynediad.
15.2 Mewn achlysuron pan gaiff delweddau wedi eu recordio gyda theledu cylch cyfyng eu defnyddio fel tystiolaeth gerbron y Llys, dylid ystyried y canlynol:
a) Beth yw lefel y manylder a ddisgwylir i’r camerâu ei hadnabod, e.e. grwpiau o bobl, unigolion, rhifau cofrestru cerbydau ac ati?
b) Pa ofynion gweithredol sydd eu hangen h.y. effeithlonrwydd yn ystod y nos (mae 4000 awr o dywyllwch yn ystod y flwyddyn), nifer y camerâu, camerâu lliw neu unlliw, amlder y recordiadau ysbeidiol ac ati.
c) Ystyried mesurau i ddiogelu’r camerâu rhag fandaliaeth.
15.3 A fydd yn bosibl fforddio’r costau refeniw dilynol ar gyfer cynnal y system?
15.4 Gwybodaeth Ychwanegol
Gellir cyrchu gwybodaeth ddefnyddiol drwy bori gwefan y Swyddfa Gartref a gwefan y Comisiynydd Gwybodaeth.
15.5 Yn ogystal â’r Codau Ymarfer y cyfeirir atynt yn y Polisi hwn mae’r Swyddfa Gartref wedi darparu nifer o ddogfennau llawn gwybodaeth a dyma rai ohonyn nhw:
- Teledu Cylch Cyfyng – Yn Gofalu Amdanoch
- Llyfr Gofynion Gweithredol Teledu Cylch Cyfyng
- Strategaeth Teledu Cylch Cyfyng Genedlaethol
- Cod Ymarfer Camerâu Gwyliadwriaeth y Swyddfa Gartref
Mae’r Comisiynydd Gwybodaeth wedi cyhoeddi’r dogfennau fel a ganlyn:
16.0 Gweithdrefnau recordio delweddau
16.1 Mae’n hollbwysig glynu at y trefniadau rheoli a gweithdrefnau gweithredol er mwyn sicrhau bod y gweithdrefnau recordio digidol â gwerth ac ansawdd digonol fel tystiolaeth fel y gallant gael eu defnyddio ar gyfer casglu gwybodaeth neu’n dystiolaeth i’w chyflwyno yn y Llys.
16.2 Mae delweddau digidol ysbeidiol yn cael eu recordio’n awtomatig a’u cadw am hyd at 31 diwrnod ar rwydweithiau diogel y Cyngor. Ar ôl hynny cânt eu dileu drwy recordio drostynt.
16.3 Caiff delweddau digidol amser real eu recordio’n awtomatig a recordir drostynt yn awtomatig; fodd bynnag, gall rhai delweddau gael eu harchifo ar yriannau caled systemau penodol at ddibenion hyfforddi.
16.4 At ddibenion tystiolaeth mae’n rhaid i bob delwedd a gaiff ei lawrlwytho fod â’r amser a’r dyddiad cywir wedi eu stampio arni, felly mae’n hanfodol bod gweithredwyr yn gwirio yn rheolaidd bod y delweddau a gaiff eu rhyddhau yn gywir.
16.5 Os gwneir cais am ddelweddau wedi eu recordio o fewn y 31 diwrnod, yna ceir cadw copïau o’r delweddau y gofynnwyd amdanynt yn benodol yn unig. Gellir lawrlwytho'r delweddau hyn ar gyfryngau neu systemau diogel.
16.6 Dylid ategu pob recordiad o ddelwedd a gaiff ei rhyddhau gyda’r holl wybodaeth sy’n berthnasol i’r hyn y mae’r ddelwedd yn ymwneud ag ef a rhaid tynnu’r wybodaeth sy’n ymwneud â thrydydd parti na ddylai gael ei datgelu cyn rhyddhau’r ddelwedd.
16.7 Gweithdrefn Gweld/Copïo
Wrth dderbyn cais am weld recordiad digidol o ddigwyddiad penodol, dylid dilyn y broses ganlynol: -
Er mwyn gwarchod cysondeb y dystiolaeth, dylid creu adroddiad ar gyfer gweld neu wneud copi o recordiad digidol, gan greu rhif cyfeirnod digwyddiad unigryw.
Dylai perchennog y ddyfais gofnodi ceisiadau am weld y recordiad a chadw adroddiad ar y cais a’r datgeliad.
Dylai’r adroddiad gynnwys y canlynol: -
Enw, rheng neu deitl y person sy’n gwneud y cais i weld delweddau neu gael copi ohonynt,
Y sefydliad y mae’r person yn ei gynrychioli, y math o ddigwyddiad e.e. ymosodiad, lladrata ac ati,
Dyddiad ac amser y digwyddiad, cyfeirnod yr Heddlu/Gwasanaeth Tân (os yn berthnasol). Dylid cofnodi hefyd unrhyw wybodaeth ychwanegol berthnasol.
16.8 Mae’n bwysig pwysleisio i dderbynnydd y recordiadau digidol y bydd y delweddau yn aros yn eiddo â hawlfraint Cyngor Caerdydd bob amser. Felly, ni ddylid rhyddhau unrhyw ddelweddau naill ai yn llwyr nac yn rhannol i drydydd parti heb gael caniatâd ysgrifenedig Cyngor Caerdydd. Cedwir cofnod o’r holl ddata a gaiff ei ryddhau gan yr awdurdod am gyfnod o dair blynedd yn unol â pholisïau a chanllawiau’r Cyngor.
16.9 Ni chaniateir i unigolion wneud copïau wrth weld y delweddau na chymryd ffotograffau ohonynt. Byddai caniatáu copïo delweddau yn y modd hwn yn mynd yn groes i Bolisi Diogelu Data’r Cyngor ac amodau cyflogaeth contract y cyflogai.
17.0 Monitro a recordio yn lleol
17.1 Gelwir safle sydd â system Teledu Cylch Cyfyng a gaiff ei fonitro a’i recordio, ond nad yw wedi ei gysylltu â darllediadau byw, yn “Safle Monitro a Recordio yn Lleol” (SMRLl).
17.2 Gweithredir systemau SMRLl pan nad yw sefydliad yn dymuno i’r delweddau Teledu Cylch Cyfyng gael eu trosglwyddo i ddarllediadau byw neu pan nad oes angen hynny, neu pan fo’r gost o ddarlledu’r delweddau yn rhy fawr. Wrth i dechnoleg ddatblygu, gallai’r sefyllfa hon newid ac felly bydd yr Awdurdod yn adolygu datblygiadau Teledu Cylch Cyfyng yn barhaus. Mae’n rhaid i bob perchennog dyfeisiau/systemau SMRLl gydymffurfio â’r Polisi a Chod Ymarfer hwn.
17.3 Dylid storio’r holl gyfarpar Teledu Cylch Cyfyng mewn safleoedd SMRLl yn ddiogel er mwyn atal lladrata, colled ac ati.
17.5 Mae’n hanfodol bod “perchnogion dyfeisiau” ac unrhyw staff sydd â mynediad i recordiadau yn cael eu hyfforddi yn briodol i ddefnyddio eu systemau Teledu Cylch Cyfyng ac o ran y protocol sydd wedi ei gynnwys yn y ddogfen hon fel y nodir yn adran 8.1.
a) Caiff yr holl staff sy’n “monitro” delweddau Teledu Cylch Cyfyng wiriad diogelwch cadarnhaol (gwiriad gan y GDG) ac mae’n rhaid iddynt gydymffurfio â hyfforddiant fel yr amlinellir yn adran 8.2 y polisi hwn. Mae monitro Teledu Cylch Cyfyng fel y’i diffinnir gan Awdurdod y Diwydiant Diogelwch ac fel y’i diffinnir fel “Gweithgaredd a Reoleiddir” yng ngofynion y GDG.
17.6 Dylid dilyn gweithdrefnau rheoli systemau Teledu Cylch Cyfyng ar gyfer recordio delweddau a storio bob amser ac yn unol â’r canllawiau yn y Polisi a Chod Ymarfer hwn.
17.7 Ymchwiliad yr Heddlu
Gallai fod angen i’r Heddlu ymchwilio i ddigwyddiad a recordiwyd ar y system Teledu Cylch Cyfyng SMRLl ac o ganlyniad gall ofyn i weld delweddau Teledu Cylch Cyfyng y system. Yn yr amgylchiadau hyn dylai perchennog y systemau SMRLl sydd ar waith gydymffurfio â’r gweithdrefnau fel y’u nodir yn Adran 3 ac 16 y Polisi a Chod Ymarfer hwn.
18.0 Recordiadau teledu cylch cyfyng a roddir i'r Cyngor
18.1 Pan roddir recordiadau i’r Cyngor yn ymwneud â throseddau posibl, dylid ceisio cyngor gan y Swyddog Diogelu Data a Gwasanaethau Cyfreithiol ynghylch a allai camau ymgyfreitha godi yn sgil defnyddio’r recordiadau.
18.2 Er y gall aelodau o’r cyhoedd gael eu heithrio o ddarpariaethau’r Ddeddf Diogelu Data, pan fo gwybodaeth wedi’i recordio at ddibenion domestig, mae angen cael cyngor ar sail fesul achos i benderfynu a yw eithriadau o’r fath yn berthnasol ac a yw’r delweddau a recordiwyd yn adnabod unrhyw unigolion. Os felly, bydd yn gwneud y data yn ddata personol y gwrthrych data ac felly yn destun darpariaethau’r Ddeddf os bydd yr awdurdod yn prosesu data o’r fath.
18.3 Pan roddir gwybodaeth i’r Cyngor y mae’r Cyngor wedyn yn penderfynu gweithredu arni, mae’n rhaid gwneud hyn yn unol â holl bolisïau perthnasol y Cyngor, gan gynnwys polisïau AD y Cyngor pan fo honiadau yn ymwneud â chyflogeion y Cyngor.
18.4 Nid yw'r Cyngor yn gyfrifol am ddelweddau a gesglir gan unigolion ar ddyfeisiau nad dyfeisiau sy'n gweithredu o fewn rheolaeth y Cyngor ydynt. Gall unigolion weithredu camerâu dan ddibenion domestig ac yn unol ag arweiniad gan y Comisiynydd Gwybodaeth. Ni all y Cyngor reoleiddio a yw unigolion sy'n defnyddio camerâu yn cydymffurfio, ond bydd yn sicrhau bod unrhyw ddefnydd yn y dyfodol o'r lluniau a roddir i ni yn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol.
19.1 Swyddogion yn recordio
Ni chaniateir i Swyddogion y Cyngor ddefnyddio dyfeisiau personol i recordio delweddau. Nid yw’r defnydd o ddyfeisiau personol yn ddiogel, a byddai defnyddio dyfeisiau o'r fath yn torri Polisi Diogelu Data’r Cyngor ac amodau cyflogaeth contractau’r cyflogeion.
19.2 Ni chaniateir i swyddogion recordio unrhyw wrthrychau data y tu allan i weithrediad y dyfeisiau recordio fel y’i nodir yn y Polisi a Chod Ymarfer hwn. Mae gweithrediadau o’r fath yn ddarostyngedig i’r Ddeddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (DRhPY) a cheir eu defnyddio yn unol â pholisïau DRhPY y Cyngor yn unig.
20.0 Camau disgyblu
20.1 Dylid rhoi camau disgyblu priodol ar waith pan fo gweithdrefnau diogelwch (neu’r Polisi a Chod Ymarfer hwn) wedi eu torri’n fwriadol a dylai staff fod yn ymwybodol o weithdrefnau disgyblu o’r fath. Byddai camau yn cael eu cymryd yn unol â Pholisïau Disgyblu Corfforaethol.
20.2 Gellir caniatáu defnydd o ddelweddau mewn cysylltiad â materion ymchwil yn ymwneud â chyflogeion. Mae’n rhaid i’r defnydd o ddelweddau a recordiwyd fod yn gymesur mewn achosion o’r fath ac mae’n rhaid ystyried hawliau unigolion bob amser. Rhaid dilyn Polisïau a Gweithdrefnau AD y Cyngor bob amser a chadw’r delweddau a ddefnyddir yn gyfrinachol ac yn ddiogel.
21.0 Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 (DRhPY)
21.1 Rhaid ceisio cyngor Swyddog DRhPY Enwebedig yr Awdurdod cyn cynnal unrhyw wyliadwriaeth. Mae’n rhaid i unrhyw wyliadwriaeth sy’n ddarostyngedig i DRhPY gael ei chymeradwyo drwy’r Llys Ynadon ac mae y tu allan i gylch y polisi hwn.
21.1 Rhaid i swyddogion ddilyn polisi'r Cyngor ar Reoleiddio Pwerau Ymchwilio (1. CM 121). Ni chaiff gweithgareddau cuddwylio eu dechrau nes y bydd perchennog/gweithredwr y systemau Teledu Cylch Cyfyng yn gweld bod y gweithgaredd cuddwylio wedi ei awdurdodi (ac wedi ei addasu lle bo angen i gydymffurfio â’r Ddeddf Diogelu Data), ac mae wedi cael ei friffio ar fframwaith y gweithgaredd cuddwylio sydd angen cael ei gynnal.
21.3 Ar ôl i swyddogion weld yr awdurdodiad mae’n rhaid iddynt ddilyn y cyfarwyddyd a roddir a rhoi copi o unrhyw ddelweddau wedi eu recordio drwy ddulliau diogel i’r swyddog awdurdodedig.
21.4 Pan fo cyfarwyddyd yn cael ei roi ar lafar, rhaid i’r gweithredwyr gael manylion y swyddog sy’n awdurdodi a’u cofnodi ynghyd â chrynodeb o ba weithgareddau cuddwylio sydd wedi eu hawdurdodi.
22.0 Deddf rhyddid gwybodaeth
22.1 Rhaid ceisio cyngor y Tîm Llywodraethu Gwybodaeth cyn rhyddhau unrhyw ddata dan gais Rhyddid Gwybodaeth.
23.0 Cais cyfarwyddiaeth, adran y Cyngor am weld, a gael delweddau
23.1 Gall unrhyw Gyfarwyddiaeth/Adran y Cyngor arall wneud cais am weld delweddau Teledu Cylch Cyfyng wrth ystyried unrhyw gamau trosedd honedig neu gamau sifil. Mae'r gweithdrefnau ar gyfer eu gweld ym Mharagraff 3.4.